Tps labām distances sanāksmēm

Padomi labām distances sanāksmēm

Attāluma sanāksmes ietaupa laiku un rada ātrākus rezultātus

Dažas no distances sanāksmju priekšrocībām ir:
• Samazināt vai novērst ceļa izdevumus
• Palielināt uzņēmuma efektivitāti - ceļojuma laiks kļūst par darba laiku
• Samazināt stresa līmeni darbinieku vidū - darba un privātās dzīves līdzsvars
• Vienkārša un spontāna
• Videi draudzīgs

Padomi labām telekonferencēm

Sagatavošana (ja sanāksme vada)

• Mērķis. Ir saprotams sapulces mērķis un tas, ko jūs sagaidāt no dalībniekiem. Vai tā ir informācija, diskusija vai lēmums?
  • Labi cilvēki. Uzaiciniet pareizos cilvēkus, cilvēkus, kas gan pievieno sanāksmei, gan to, kas no tā saņem kaut ko.
  • Nepieciešamie rādījumi. Sūtiet dalībniekiem nepieciešamos nolasījumus un katram dalībniekam sniedziet personisku komentāru par to, ko no viņiem gaida. Vai viņi domā, ka sapulcē sniegs noteiktu informāciju vai īpaši paskaidro kaut ko.
  • Skaidra darba kārtība. Pirms sapulces savlaicīgi iesniedziet darba kārtību un dalībnieku sarakstu.
  • Informēt. Paskaidrojiet, kā pievienoties sapulcei (tālruņa numurs un jebkurš PIN kods) vai vai dalībniekam tiks veikts zvans.
  • Pārbaude. Pirms pirmās sanāksmes vadīšanas, dodieties uz dažiem testa zvaniem un izmēģiniet dažādas funkcijas. Iespējams, ka jūsu sadales panelim ir nepieciešamas īpašas komandas, lai zvanītu vairākām pusēm - pārbaudiet savu telefonu vadītāju.
  • Dokumentācija. Kā sanāksme tiks dokumentēta? Ir laba ideja izmantot ierakstīšanas funkciju.
  • Atstāj to vienkāršu. Ja sanāksme ir atkārtota, konferences rokasgrāmatā pievienojiet dalībniekus kā grupu vai pievienojiet tālruņu grāmatā atsevišķus kontaktus.
  • Sākt un beigties laikā. Vienmēr sāciet sanāksmi norādītajā laikā, pat ja trūkst dalībnieku.
  (Plānojiet īsu pārtraukumu, ja sanāksme ir jāpaplašina).
  • Sekojiet līdzi un sekojiet līdzi. Apkopojiet, sekojiet līdzi un sūtiet sanāksmes piezīmes tieši pēc sanāksmes. [Noteikt termiņus un ļaujiet visiem zināt, kas ir atbildīgs par to, kas].

Sanāksmes laikā (ja sanāksme vada)

• Ievads. Laipni lūdzam un iepazīstiniet visus. Tas izpaužas saprātīgā sākumā un nodrošina iekļaujošu atmosfēru pat tiem cilvēkiem, kas atrodas ārpus teritorijas. Ja sanāksme nav ļoti liela (līdz pat 10 dalībniekiem), lūgt dalībniekus īsi iepazīstināt ar sevi, lai iegūtu auss viņu balss. Vienmēr mēģiniet radīt atmosfēru, kas cilvēkiem dod iespēju saprast visu kopā, pat tos, kas piedalās citās vietās.
  • Protokols. Veikt piezīmes vai norīkojiet sekretāru, kurš var veikt minūtes un kam ir piekļuve ierakstam, ja tāds ir veikts.
  • Darba kārtība. Sanāksmes vadītājs izskaidro, kas ir tikšanās un cik ilgi tā noritēs, un sniegs īsu darba kārtības kopsavilkumu.
  • pārtraukumi. Sāciet sanāksmi, paskaidrojot sapulces pamatnoteikumus un to, kas var būt satraucošs.
  Jūs nedrīkstat lasīt e-pastu, sērfot savā viedtālrunī, strādāt ar citiem uzdevumiem utt.
  • Pārtraukumi. Ja sanāksme notiek ilgāk par 45 minūtēm, ņemiet pārtraukumu, lai ļautu cilvēkiem turpināt kājām 10-15 minūtes pirms turpināšanas.
  • Vienoties. Pirms pāriet uz jaunu vienumu, sazinieties ar dažādiem dalībniekiem, lai redzētu, vai kāds vēlas kaut ko pateikt. Tas liek visiem justies iesaistītiem.
  • Dinamisks. Pārvaldiet un apsveriet dinamiku grupā. Pārliecinieties, ka ikviens izrunā apspriesto jautājumu, risina konfliktus.
  • Paskaidrojiet. Ja kaut kas notiek telpā (kas, iespējams, varētu smieties), paskaidrojiet, kas notiek ar ikvienu, kurš piedalās pa tālruni, lai nodrošinātu, ka ikviens jūtas iekļauts.
  • Laiks jautājumiem. Atlikt laiku, lai risinātu visus jautājumus.
  • Jauna sanāksme. Ja ir jautājumi, kas ir jāturpina, vienojieties par nākamās sanāksmes laiku.

Pēc sanāksmes (ja sanāksme vada)

• Sekojiet līdzi un sekojiet līdzi. Apkopojiet, sekojiet līdzi un sūtiet sanāksmes piezīmes tieši pēc sanāksmes. Noteikt termiņus un ļaujiet visiem zināt, kas ir atbildīgs par to.

Ikvienam, kas piedalās sanāksmē (attālā atrašanās vietā)

• Miers un klusums. Centieties atrast pēc iespējas klusāku vietu, kur sēdēt.
• Novietojiet to uz augšu. Ja piedalāties no sava auto, pirms pievienošanās sanāksmei droši novietojiet automašīnu, piemēram, autostāvvietā.
• Izslēdziet mikrofonu. Ja jūs sēžat kaut kur ar lielu fona troksni, piemēram, lidostā vai automašīnā vai kafejnīcā, izslēdziet mikrofonu (izslēgtu), kad nerunājat.
• Esiet gatavi daudz laika. Pārliecinieties, vai sapulcei ir savlaicīgi iespēja sarunāties ar citiem dalībniekiem pirms tikšanās sākuma (tāpat kā cilvēki kopā konferenču telpā).
• Iepazīstini ar sevi. Ja jums ir ko teikt, pārliecinieties, ka cilvēki atpazīst jūsu balsi, vispirms ieviešot sevi.
• Informējiet cilvēkus. Ja saņemat atvienojumu (slikta uztveršana utt.), Nekavējoties zvaniet atpakaļ un, ērti, ļaujiet citiem dalībniekiem uzzināt, ka esat bijis prom kādu laiku.
• Fokuss. Koncentrējieties uz sanāksmi. Tikšanās laikā nelasiet e-pasta vēstules vai veiciet citas darbības.